Klauzula w CV: kiedy jest potrzebna i jak dopasować ją do rekrutacji

Klauzula w CV nie zawsze jest odrębnym elementem dokumentu — w aplikacji online zgoda może być wyrażana przez formularz lub checkbox, zależnie od procedury pracodawcy. Istotne jest też rozróżnienie między zgodą na konkretną rekrutację a wyraźnym rozszerzeniem jej zakresu na przyszłe nabory, a następnie dopasowanie treści do wskazanego administratora i celu przetwarzania danych.

Kiedy klauzula w CV jest potrzebna

Klauzula w CV może dotyczyć zgody na przetwarzanie danych zawartych w dokumencie na potrzeby wskazanego procesu rekrutacyjnego. Jej obecność nie zawsze jest jednak konieczna. Jeżeli kandydat korzysta z formularza online, zgoda może być wyrażana osobno, na przykład przez zaznaczenie checkboxa albo akceptację tekstu wskazanego przez pracodawcę. W takiej sytuacji dodatkowa klauzula w pliku CV może nie być potrzebna.

Przed wysłaniem aplikacji warto sprawdzić, w jaki sposób pracodawca przewidział wyrażenie zgody i jakie informacje przekazuje w formularzu lub ogłoszeniu. Klauzula w CV pełni wtedy funkcję uzupełniającą wobec procedury aplikowania, a nie zastępuje informacji dotyczących przetwarzania danych.

Zakres zgody na udział w bieżącej i przyszłych rekrutacjach

Zakres zgody zależy od tego, jaki cel został w niej wskazany. Bieżąca rekrutacja obejmuje zwykle udział w naborze prowadzonym przez konkretną firmę na określone stanowisko. Samo przesłanie CV nie oznacza automatycznie zgody na wykorzystywanie go przy innych ofertach.

Jeżeli kandydat chce dopuścić także przyszłe nabory, potrzebny jest odrębny i wyraźny zapis dotyczący tego celu. Taką zgodę można w dowolnym momencie wycofać. Bez jej rozszerzenia dalsze przechowywanie danych po zakończeniu bieżącej rekrutacji wymaga odpowiedniej podstawy.

• Bieżący nabór – zgoda dotyczy rekrutacji na wskazane stanowisko.
• Przyszłe rekrutacje – potrzebny jest osobny zapis obejmujący kolejne procesy.
• Wycofanie zgody – zgoda na przyszłe nabory powinna być możliwa do cofnięcia.

Dopasowanie treści klauzuli do ogłoszenia i pracodawcy

Treść klauzuli powinna odpowiadać konkretnej rekrutacji i wskazywać cel przetwarzania danych, czyli udział w naborze na stanowisko, którego dotyczy aplikacja. Warto również sprawdzić, kto jest administratorem danych. Zgoda odnosząca się do konkretnej firmy nie obejmuje automatycznie innego pracodawcy ani odrębnego podmiotu prowadzącego nabór.

Jeżeli ogłoszenie lub formularz zawiera własne brzmienie zgody, należy uwzględnić wskazaną treść, o ile kandydat akceptuje opisany sposób przetwarzania. Przy aplikowaniu do urzędu lub służby cywilnej może być potrzebne odrębne oświadczenie, dlatego sama ogólna formuła w CV nie zawsze wystarczy.

Umiejscowienie klauzuli w CV oraz aktualność jej treści

Klauzulę najczęściej umieszcza się w stopce lub na dole CV, oddzielając ją od zasadniczej treści dokumentu. Takie położenie ułatwia jej odnalezienie i pozwala zachować miejsce na informacje o doświadczeniu oraz kwalifikacjach. Tekst może być zapisany mniejszą czcionką, ale nadal powinien pozostać czytelny.

W przypadku CV wielostronicowego warto rozważyć powtórzenie klauzuli na każdej stronie, ponieważ poszczególne arkusze mogą być drukowane lub przekazywane osobno. Przed wysłaniem dokumentu należy też sprawdzić, czy wzór nie zawiera dawnego odwołania prawnego.

• Aktualne odniesienie – wzór odwołuje się do RODO.
• Nieaktualny wzór – treść wskazuje ustawę z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych.
• Podpis – odręczny podpis zwykle nie jest wymagany, chyba że pracodawca oczekuje innej formy.