Dane osobowe w CV — co podać, a jakich informacji nie umieszczać poza danymi kontaktowymi

Tworzenie CV wymaga rozróżnienia informacji potrzebnych do oceny kwalifikacji od danych dodatkowych, prywatnych lub szczególnie chronionych. Poza danymi kontaktowymi można uwzględnić wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia, jeśli mają związek ze stanowiskiem, natomiast data urodzenia, adres czy zdjęcie zależą od celu aplikacji i nie zawsze są potrzebne.

Jakie dane osobowe podać w CV poza danymi kontaktowymi

Poza danymi kontaktowymi w CV warto podać przede wszystkim informacje istotne dla stanowiska: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg zatrudnienia. Ich zakres powinien odpowiadać wymaganiom opisanym w ogłoszeniu i umożliwiać ocenę przygotowania do danej pracy.

Nie trzeba szczegółowo opisywać każdej ukończonej szkoły, kursu ani wcześniejszego miejsca zatrudnienia. Lepiej wybrać te elementy, które pokazują przydatność do konkretnej roli: kierunkowe wykształcenie, uprawnienia, certyfikaty, doświadczenie oraz obowiązki związane z zakresem stanowiska. Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia powinny być niezbędne dla danego rodzaju pracy lub stanowiska.

Tak dobrane informacje ograniczają nadmiar treści i ułatwiają rekruterowi ocenę kandydatury. Najważniejsza jest nie liczba wpisanych pozycji, lecz ich związek z pracą, o którą ubiega się kandydat.

Data urodzenia, adres zamieszkania i zdjęcie — kiedy ich podawanie ma sens

Podawanie tych danych w CV zależy od ich przydatności w konkretnej rekrutacji. Pełny adres zamieszkania zwykle nie jest potrzebny — wystarczy miejscowość, jeśli może wskazywać bliskość kandydata względem miejsca pracy albo ułatwiać ocenę gotowości do dojazdów.

Data urodzenia nie musi pojawiać się w każdym CV. Można ją uwzględnić wtedy, gdy pracodawca prosi o nią w zakresie przewidzianym prawem lub gdy ma znaczenie dla wymagań danego stanowiska. Zdjęcie pozostaje dobrowolne, dlatego jego brak nie powinien być traktowany jako niedopełnienie podstawowego wymogu CV.

Informacje, których nie należy umieszczać w CV

Standardowe CV powinno pomijać dane, które nie pomagają ocenić kwalifikacji, a mogą nadmiernie ingerować w prywatność lub zwiększać ryzyko dyskryminacji. Niepotrzebne dane identyfikacyjne to przede wszystkim numer PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości oraz numer rachunku bankowego.

• Życie prywatne: stan cywilny, liczba dzieci, plany rodzicielskie, imiona rodziców i inne informacje rodzinne.
• Dane szczególnie chronione: wyznanie, poglądy, orientacja seksualna oraz szczegóły stanu zdrowia.
• Informacje o karalności: można je podać tylko wtedy, gdy wymóg niekaralności wynika wyraźnie z przepisów dotyczących danego stanowiska.

Do CV nie trzeba też dodawać doświadczeń niezwiązanych ze stanowiskiem, nieaktualnych umiejętności ani informacji edukacyjnych zastąpionych późniejszym wykształceniem. Każdy element dokumentu powinien mieć związek z rekrutacją; dane prywatne lub wrażliwe należy pominąć, jeśli nie istnieje wyraźna podstawa ich wymagania.

Klauzula dotycząca przetwarzania danych i zgoda na przyszłe rekrutacje

W bieżącej rekrutacji dane mieszczące się w zakresie art. 22¹ Kodeksu pracy mogą być przetwarzane na podstawie przepisów, bez dodawania odrębnej zgody do CV. Inaczej jest, gdy pracodawca chce zachować dokument na potrzeby kolejnych naborów: potrzebna jest wtedy odrębna zgoda na przyszłe rekrutacje, dobrowolna, jednoznaczna i świadoma.

Treść klauzuli warto dostosować do ogłoszenia oraz sposobu składania aplikacji. Jeżeli formularz lub checkbox wyraźnie obejmuje bieżące i przyszłe rekrutacje, dodatkowa klauzula w pliku CV może nie być konieczna w tym zakresie. Pracodawca powinien przekazać kandydatowi informacje o celu i podstawie prawnej przetwarzania, okresie przechowywania danych oraz przysługujących mu prawach.

Bezpieczne przekazywanie CV i ochrona danych osobowych

Bezpieczne przekazanie CV polega przede wszystkim na ograniczeniu kręgu odbiorców i zakresu udostępnianych dokumentów. W odpowiedzi na zwykłe ogłoszenie nie należy przesyłać skanów dowodu osobistego, prawa jazdy ani innych ważnych dokumentów. Papierowe CV warto przekazać w sposób, który nie pozwala przypadkowym osobom zapoznać się z jego treścią.

• Ograniczony dostęp — dane z CV powinni przetwarzać wyłącznie pracownicy upoważnieni do udziału w rekrutacji.
• Bezpieczne przekazanie — papierowy dokument można dostarczyć w zaklejonej kopercie, wysłać pocztą albo umieścić w przeznaczonej do tego skrzynce; nie należy zostawiać go w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych.
• Ograniczony czas przechowywania — CV powinno być przechowywane nie dłużej, niż wymaga tego cel rekrutacyjny oraz ochrona ewentualnych roszczeń.